Printen lijkt misschien een kleine, vanzelfsprekende taak binnen je organisatie. Maar als je meerdere printers, multifunctionals of afdelingen hebt, kan het beheren van al die apparaten veel tijd, geld en frustratie kosten. Je moet toners bestellen, storingen oplossen, apparatuur onderhouden en altijd zorgen dat alles blijft draaien. Dat kan slimmer.
Managed Print Services (MPS) is een service waarmee je het beheer van je printeromgeving uitbesteedt aan een partner. Het doel is om kosten te verlagen, de dienstverlening te verbeteren en de continuïteit van je printinfrastructuur te waarborgen.
In deze blog leggen we stap voor stap uit wat Managed Print Services zijn, hoe het werkt en waarom het voor veel organisaties interessant is.
Wat houdt Managed Print Services precies in
Managed Print Services betekent dat je het beheer van je printers en multifunctionele apparaten laat uitvoeren door een externe partij zoals JWS. Hierbij hoort meer dan alleen de levering van toners of onderhoud. Het gaat om het compleet organiseren en optimaliseren van je printomgeving.
Een MPS‑partner neemt onder andere het volgende voor je uit handen:
- het inventariseren van alle printers en multifunctionals
- bewaken van de prestaties en het verbruik
- automatisch leveren van toners en andere benodigdheden
- ondersteuning bij storingen en onderhoud
- inzicht geven in kosten en verbruik via rapportages
Bij MPS krijg je dus niet alleen service wanneer er iets kapot gaat, maar beheer en optimalisatie vóórdat er problemen ontstaan.
Waarom kiezen organisaties voor Managed Print Services?
Er zijn verschillende redenen waarom bedrijven kiezen voor Managed Print Services. De belangrijkste voordelen zetten we hieronder op een rij:
Rust en minder operationele rompslomp
Veel organisaties besteden veel tijd aan printers, toners en storingen. Met MPS hoeft jouw team zich hier niet meer mee bezig te houden.
Taken zoals het bestellen van supplies en oplossen van storingen worden door de leverancier afgehandeld. Dat levert tijdswinst op en voorkomt dat medewerkers hun aandacht moeten verdelen tussen hun werk en printerproblemen.
Betere controle over kosten
Met MPS krijg je inzicht in hoeveel er geprint wordt, waar dat gebeurt en wat het kost. Je ziet precies wat de grootste verbruikers zijn en waar je kunt besparen. Dit maakt budgetteren eenvoudiger en voorkomt onnodige of onverwachte uitgaven.
Minder onverwachte storingen
Bij traditioneel printerbeheer worden problemen vaak pas zichtbaar wanneer het al misgaat. Onder MPS worden printers continu bewaakt. Storingen worden vroegtijdig opgespoord en waar mogelijk verholpen voordat zij de bedrijfsvoering verstoren.
Efficiënter gebruik van apparatuur
Een MPS‑partner kijkt naar het totale plaatje. Zijn er te veel printers met overlappende functies? Of juist te weinig? Door je printerpark te optimaliseren kunnen apparaten efficiënter gebruikt worden en kan overtollige hardware worden verminderd.
Duurzamer printgebruik
Doordat verbruik en gedrag worden gemonitord, krijg je meer inzicht in hoeveel papier, inkt en energie er werkelijk wordt gebruikt. Dit helpt bij het formuleren van duurzaam printbeleid en het terugdringen van onnodig verbruik.
Hoe werkt de overstap naar Managed Print Services?
Een overstap naar Managed Print Services verloopt meestal via een aantal duidelijke stappen:
1. Inventarisatie
Allereerst krijgt je MPS‑partner een goed beeld van wat er momenteel staat. Hoeveel printers zijn er? Welke typen? Hoeveel wordt er geprint? Wat zijn de kosten?
2. Analyse en advies
Op basis van deze informatie volgt een voorstel op maat. Hierbij wordt gekeken naar de huidige situatie, de gewenste efficiëntie en een passende oplossingsrichting.
3. Installatie en inrichting
Na akkoord worden de printers geïnstalleerd of geoptimaliseerd en worden systemen gekoppeld aan de beheertool. Ook automatische monitoring en bevoorrading worden ingesteld.
4. Continu beheer
Na de installatie blijft de MPS‑partner actief monitoren, ondersteunen en adviseren. Je ontvangt heldere rapportages over verbruik, kosten en prestatie van het printerpark.
Voor wie is Managed Print Services interessant?
Managed Print Services is niet alleen iets voor grote bedrijven. Het kan waardevol zijn voor organisaties van verschillende groottes en sectoren, zoals:
- bedrijven met meerdere printers verspreid over locaties
- organisaties zonder eigen IT‑specialist voor printbeheer
- bedrijven die grip willen op printkosten
- teams die behoefte hebben aan duidelijke rapportages en inzicht
- organisaties die uptime en betrouwbaarheid belangrijk vinden
Zelfs kleine bedrijven met een beperkt aantal apparaten kunnen baat hebben bij MPS, omdat het zorgt voor overzicht en professionalisering van het printbeheer.
Hoe profiteert jouw organisatie ervan?
Managed Print Services biedt praktische voordelen:
- medewerkers hoeven zich niet bezig te houden met printerbeheer
- jouw organisatie bespaart op verbruik en onderhoud
- je krijgt duidelijk inzicht in kosten en verbruik
- printers werken betrouwbaarder en efficiënter
- je printbeleid kan duurzamer worden ingericht
Of je nu een kantoor hebt met een paar printers of een groot bedrijf met tientallen apparaten op verschillende locaties, met MPS krijg je grip op wat vaak een onzichtbare kostenpost is.
Conclusie
Managed Print Services is een proactieve manier om printbeheer professioneel, overzichtelijk en efficiënt in te richten. Het verschilt van traditioneel printbeheer doordat je het echt uitbesteedt: niet alleen de techniek maar vooral het management, de analyse en het optimaliseren van je hele printeromgeving.
Zo werk je slimmer, houd je grip op kosten en maak je je printomgeving toekomstbestendig.
Wil je weten wat MPS voor jouw organisatie kan betekenen?
Bij JWS kijken we graag vrijblijvend met je mee. We brengen je huidige situatie in kaart en adviseren welke oplossing het beste past bij jouw organisatie. Neem gerust contact met ons op voor een persoonlijk advies en een vrijblijvende offerte.
