In veel organisaties is printbeheer een bijzaak. Zolang de printer het doet, is er niets aan de hand. Totdat er plots toners op zijn, apparaten storingen geven of de kosten ongemerkt de pan uit rijzen.
Wie verantwoordelijk is voor de dagelijkse werking van printers, weet hoeveel tijd en frustratie dit kan opleveren. Denk aan het bestellen van cartridges, het oplossen van storingen en het beheren van meerdere apparaten op verschillende locaties.
Managed Print Services (MPS) nemen deze zorgen uit handen. Je printomgeving wordt centraal beheerd, geoptimaliseerd en ondersteund door een gespecialiseerde partner. Dat betekent minder werk, lagere kosten en een printomgeving die wél doet wat je ervan verwacht.
In deze blog lees je wat MPS precies inhoudt, welke voordelen het biedt en waarom deze oplossing niet alleen geschikt is voor grote organisaties, maar juist ook voor het mkb, de zorg of het onderwijs.
Wat zijn Managed Print Services?
Bij Managed Print Services besteed je het volledige beheer van je printers uit aan een gespecialiseerde leverancier. Die zorgt onder meer voor:
- Monitoring van apparaten en verbruik
- Automatische levering van toners en cartridges
- Onderhoud en technische ondersteuning
- Rapportages over printgedrag en kosten
Het resultaat? Je printers blijven draaien zonder dat je er zelf omkijken naar hebt. Je betaalt meestal een vast bedrag per geprinte pagina of per maand, afhankelijk van je printvolume. Zo weet je altijd waar je aan toe bent.
Wat doet een leverancier precies bij MPS?
Zoals je hierboven al kon lezen, neemt een MPS-leverancier het printbeheer van je organisatie over. Maar wat houdt dat concreet in?
De leverancier bewaakt continu de status van je printers en signaleert storingen of afwijkend verbruik vroegtijdig. Op basis van die data worden toners en cartridges automatisch bijgevuld, precies op het juiste moment. Ook gepland onderhoud en eventuele reparaties worden proactief opgepakt, zodat de printomgeving altijd beschikbaar blijft.
Daarnaast krijg je regelmatig rapportages met inzichten in het gebruik per apparaat, afdeling of locatie. Zo kun je gerichter bijsturen op kosten, duurzaamheid of gebruiksregels. De leverancier fungeert daarmee niet alleen als uitvoerder, maar als strategische partner in het optimaliseren van de printomgeving.
Wat zijn de voordelen?
1. Kosten beter onder controle
Met MPS heb je grip op je printuitgaven. Je krijgt inzicht in het daadwerkelijke verbruik per locatie of medewerker en voorkomt onnodige verspilling. Dat maakt budgetteren eenvoudiger en voorkomt verrassingen.
2. Minder storingen, meer continuïteit
Problemen worden vaak voorkomen doordat apparaten actief worden gemonitord. Supplies worden op tijd geleverd en onderhoud gebeurt preventief. Mocht er toch iets misgaan, dan is de storing snel verholpen.
3. Tijdswinst voor je team
Zowel IT als andere medewerkers hoeven zich niet langer bezig te houden met printerbeheer. Geen wachttijden meer voor toners of lange zoektochten naar de oorzaak van een storing. Dat scheelt tijd en frustratie.
4. Duurzamer printen
Managed Print Services helpen om bewuster om te gaan met verbruik. Denk aan minder papier- en tonerverspilling, inzet van energiezuinige apparatuur en retourprogramma’s voor lege cartridges. Duurzaam en kostenbesparend tegelijk.
5. Veilig en compliant printen
Met functies zoals gebruikersauthenticatie en beveiligde afdrukopdrachten kun je het printgedrag beter controleren. Ook bij audits of dataveiligheidseisen biedt MPS ondersteuning met heldere rapportages.
Wat kost Managed Print Services?
De kosten van Managed Print Services hangen af van jouw situatie. Denk aan het aantal prints per maand, het gebruik van kleur of zwart-wit, het papierformaat en het type printers dat je gebruikt. Er is dus geen vaste prijs; je betaalt wat past bij je organisatie en je gebruik.
Bij JWS Print & Document Solutions werken we niet met standaardpakketten, maar bieden we maatwerk. We analyseren je huidige printomgeving en brengen in kaart waar je kosten kunt besparen. Dit kan oplopen tot wel 40% op je printuitgaven. Je ontvangt vervolgens een voorstel op maat, gebaseerd op jouw volumes, type printers (bijvoorbeeld A4 of A3, nieuw of refurbished), en de keuze tussen koop, lease of een volledige MPS-oplossing.
Wil je weten wat MPS in jouw geval kost? Vraag dan een vrijblijvende offerte aan. Zo krijg je een helder beeld van de maandelijkse kosten én de besparingsmogelijkheden.
Wie profiteert van MPS?
Vaak wordt gedacht dat Managed Print Services alleen geschikt zijn voor grote organisaties met tientallen printers. Maar juist ook kleinere bedrijven, zorginstellingen, scholen en organisaties met meerdere vestigingen kunnen er veel voordeel uit halen.
Zeker wanneer je beperkte IT-capaciteit hebt of het overzicht mist in kosten en verbruik, biedt MPS uitkomst. Denk aan:
- Geen onverwachte uitgaven voor toners of onderhoud
- Minder verstoringen van je werkproces
- Altijd inzicht in printvolumes en gebruik per locatie of afdeling
Of je nu tien of honderd medewerkers hebt: met MPS krijg je grip op je printomgeving en kun je efficiënter én zorgelozer werken.
Hoe verloopt de overstap naar MPS?
De overstap naar Managed Print Services begint met een grondige inventarisatie. Er wordt gekeken naar je huidige printers, printvolumes en gebruikspatronen. Dit vormt de basis voor een voorstel op maat, afgestemd op de behoeften van jouw organisatie.
Na akkoord volgt de implementatie. Nieuwe printers worden geleverd of bestaande apparaten worden aangepast. Ook de benodigde software en monitoringtools worden ingericht, zodat alles direct goed functioneert.
Vanaf dat moment heb je er nauwelijks omkijken meer naar. Je ontvangt periodieke rapportages en kunt bij vragen of storingen rekenen op snelle ondersteuning. Zo blijft je printomgeving stabiel, efficiënt en zorgeloos functioneren.
Slim voorraadbeheer dankzij data
Een belangrijk voordeel van Managed Print Services is het datagestuurde voorraadbeheer. Het systeem houdt het verbruik van toners en cartridges continu bij en weet precies wanneer aanvulling nodig is. Hierdoor ontvang je supplies altijd op het juiste moment, niet te vroeg en niet te laat.
Dat voorkomt onnodige stilstand én verspilling. Daarnaast krijg je inzicht in je printgedrag via overzichtelijke rapportages, waarmee je gericht kunt sturen op efficiëntie en kostenbeheersing.
Vergeet de kleine printers niet
In veel organisaties zijn de grote multifunctionals goed geregeld via een servicecontract, maar worden de kleinere printers vaak vergeten. Deze apparaten vallen buiten het beheer, terwijl ze juist ongemerkt veel kosten kunnen veroorzaken. Denk aan het handmatig bestellen van dure toners of het te laat opmerken van storingen.
Juist deze printers verdienen aandacht binnen een MPS-structuur. Door ook de kleinere apparaten mee te nemen in het centrale beheer profiteer je van overzicht, schaalvoordeel en een uniforme manier van werken. Zo houd je grip op de kosten én de continuïteit, ongeacht de grootte van het apparaat.
Wanneer is Managed Print Services minder geschikt?
Hoewel MPS veel voordelen biedt, is het niet in elke situatie de beste keuze. Voor organisaties met een zeer beperkt printvolume of maar één eenvoudige printer kan een volledig beheerd printcontract overbodig zijn. In zulke gevallen wegen de maandelijkse kosten niet altijd op tegen de voordelen van monitoring, onderhoud en automatische bevoorrading.
Ook als je printomgeving al volledig in eigen beheer efficiënt en kostenbewust draait, kan MPS minder toegevoegde waarde hebben. Het blijft daarom belangrijk om je huidige situatie goed in kaart te brengen. Een betrouwbare leverancier helpt je hierbij, zodat je een keuze maakt die past bij de schaal en behoeften van jouw organisatie.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Met Managed Print Services haal je rust, overzicht en zekerheid in huis. Je printomgeving functioneert zoals het hoort, kosten zijn voorspelbaar en onderhoud wordt professioneel geregeld. Of je nu op één locatie werkt of hybride met meerdere teams: de oplossing beweegt moeiteloos mee met je organisatie.
Benieuwd of MPS ook voor jouw organisatie interessant is? We kijken graag vrijblijvend met je mee en denken met je mee over een passende oplossing. Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag verder.
