Zakelijke printer huren, dit zijn de kosten en voordelen
11 september 2025
Een zakelijke printer is nodig voor een soepel lopend bedrijfsproces. Maar investeren in een goede printer kan behoorlijk duur zijn. Zeker als je kiest voor een geavanceerd multifunctioneel apparaat.
Leasen is dan een slimme oplossing. Je krijgt toegang tot professionele apparatuur, zonder dat je vooraf veel geld hoeft uit te geven. Met een vast maandbedrag weet je precies waar je aan toe bent, inclusief onderhoud en service.
In deze blog zetten we de vijf grootste voordelen van zakelijk printer leasen op een rij en geven we praktische tips voor het maken van de juiste keuze.
Zakelijk een printer leasen houdt in dat je een printer gebruikt zonder deze zelf te kopen. In plaats van een grote uitgave vooraf, betaal je elke maand een vast bedrag. Dat is overzichtelijk en kan veel geld besparen.
In dat maandbedrag zitten meestal ook dingen zoals onderhoud, technische service en de inkt. Je hoeft je dus geen zorgen te maken over extra kosten als er iets kapot gaat of bijbesteld moet worden.
Het is een slimme oplossing voor bedrijven die willen werken met goede, moderne printers, zonder vast te zitten aan verouderde apparatuur of ingewikkeld eigendom. Je blijft flexibel en altijd up-to-date.
Leasen, huren en kopen verschillen voornamelijk in looptijd, kostenstructuur en eigendom. Bij leasen sluit je vaak een contract af voor meerdere jaren, waarbij service, onderhoud en soms inkt inbegrepen zijn. Aan het einde van het leasecontract lever je de printer weer in of neem je deze over tegen een restbedrag. Het voordeel is voorspelbaarheid en gebruik van hoogwaardige apparatuur zonder directe investering.
Huren is meestal van kortere duur en flexibeler, bijvoorbeeld voor tijdelijke projecten of seizoensgebonden gebruik. Je betaalt vaak iets meer per maand, maar zit niet vast aan langdurige verplichtingen. Huren is interessant als je snel een oplossing nodig hebt zonder langetermijnverplichtingen.
Kopen betekent dat je eigenaar bent van de printer, inclusief alle verantwoordelijkheden. Dit kan voordelig zijn op de lange termijn, maar brengt hogere kosten vooraf met zich mee en vereist aparte afspraken voor service en onderhoud. Ook loop je sneller het risico dat de apparatuur verouderd raakt.
Het kiezen van het juiste leasecontract begint bij een goed inzicht in je printbehoefte. Analyseer hoeveel je print, welke functies belangrijk zijn (zoals scannen of dubbelzijdig printen) en hoeveel apparaten je nodig hebt. Kijk ook naar je groeiverwachtingen: een schaalbaar contract kan dan handig zijn.
Daarnaast is het slim om voorwaarden en serviceopties te vergelijken. Let op zaken als looptijd, inbegrepen services, responstijden bij storingen en de mogelijkheid tot tussentijdse upgrade. Een transparant contract zonder verborgen kosten voorkomt verrassingen achteraf.
Tot slot speelt je budget natuurlijk een rol. Bepaal vooraf welk bedrag je per maand kunt of wilt besteden. Een goed leasecontract sluit aan bij je financiële ruimte en biedt flexibiliteit om mee te bewegen met veranderingen binnen je organisatie.
Een veelgemaakte fout is het onderschatten van de printbehoefte. Als je een contract afsluit dat niet past bij het aantal pagina’s dat je daadwerkelijk print, betaal je mogelijk voor extra pagina’s of zit je juist opgescheept met overcapaciteit. Maak daarom altijd een realistische inschatting van je printvolume op basis van historische data of een proefperiode.
Ook het niet goed lezen van de kleine lettertjes kan problemen opleveren. Let goed op de voorwaarden rondom onderhoud, responstijden bij storingen, opzegtermijnen en kosten voor tussentijdse aanpassingen. Vergelijk meerdere aanbieders en vraag om een helder overzicht van wat wel en niet inbegrepen is.
Tot slot vergeten veel bedrijven om te kijken naar de mogelijkheden voor schaalbaarheid. Je printbehoefte kan veranderen, bijvoorbeeld door groei of digitalisering. Kies daarom voor een flexibel contract dat meebeweegt met je organisatie, zodat je niet onnodig vastzit aan een oplossing die niet meer past.
Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om printers te leasen in plaats van ze te kopen. De belangrijkste reden? Het biedt flexibiliteit en grip op de kosten. Je hoeft geen grote investering te doen, weet precies wat je maandelijks kwijt bent en kunt gemakkelijk opschalen als je organisatie groeit.
Daarnaast werk je altijd met moderne, goed onderhouden apparatuur. Veel leaseconstructies bieden zelfs de mogelijkheid om tijdens de leaseperiode te upgraden naar een nieuwer model. Zo blijf je als bedrijf up-to-date, zonder gedoe.
Hieronder zetten we de vijf grootste voordelen van zakelijk printer leasen voor je op een rij:
Een goede printer kan behoorlijk prijzig zijn. Door te leasen hoef je dat bedrag niet in één keer op te hoesten, maar verspreid je de kosten over een langere periode. Dat houdt je cashflow gezond en geeft ruimte voor andere belangrijke uitgaven, zoals personeel, marketing of voorraad.
Leasen maakt het makkelijker om te budgetteren, omdat je precies weet wat je maandelijks kwijt bent.
Printtechnologie staat nooit stil. Denk aan slimme software, automatische updates, energiezuinige functies en betere beveiliging. Als je een printer least, profiteer je automatisch van de nieuwste innovaties, zonder dat je telkens een nieuw apparaat hoeft te kopen.
Veel leasecontracten bieden ook de optie om tijdens de looptijd te upgraden. Zo voorkom je dat je met verouderde apparatuur blijft werken en blijf je altijd up-to-date. Wel zo prettig in een snel veranderende werkomgeving.
Niets zo frustrerend als een printer die vastloopt of ineens zonder inkt zit, net op een druk moment. Met leasen hoef je je daar geen zorgen over te maken. Onderhoud en technische service zijn meestal inbegrepen in de prijs.
Gaat er iets mis? Dan wordt het snel verholpen, zonder extra kosten. En wat inkt betreft: bij veel leaseconstructies wordt die automatisch geleverd of op tijd bijgevuld op basis van je verbruik. Zo blijf je printen zonder onderbrekingen.
Geen enkel bedrijf is hetzelfde. De één print af en toe een document, terwijl de ander dagelijks honderden pagina’s verwerkt. Met een leaseovereenkomst kun je de printeroplossing precies afstemmen op wat je op dat moment nodig hebt.
Verandert je situatie? Bijvoorbeeld omdat je bedrijf groeit of juist minder print? Dan kun je het leasecontract vaak aanpassen. Denk aan een ander type printer, meer apparaten of juist wat afschalen. Zo blijft je printoplossing altijd in balans met je organisatie.
Een printer leasen is niet alleen praktisch, maar vaak ook fiscaal voordelig. De maandelijkse kosten zijn in veel gevallen aftrekbaar als bedrijfskosten, wat belastingtechnisch gunstig uitpakt.
Daarnaast is leasen een duurzamere keuze. Aan het einde van de leaseperiode worden apparaten vaak gerecycled of opnieuw ingezet. Zo voorkom je dat printers onnodig op de vuilnisbelt belanden en draag je bij aan een circulaire economie. Goed voor je portemonnee én het milieu.
Printer leasen is aantrekkelijk voor allerlei soorten bedrijven en organisaties. Het is vooral handig als je flexibiliteit, kostenbeheersing en gemak belangrijk vindt. Denk aan:
Start-ups en scale-ups
Je wilt snel kunnen schakelen en liever niet meteen grote bedragen investeren in apparatuur. Leasen houdt je flexibel én professioneel.
Mkb-bedrijven
Je krijgt overzichtelijke kosten, goede service en betrouwbare apparatuur zonder gedoe. Ideaal als je efficiënt wilt werken zonder verrassingen.
Grotere organisaties
Heb je meerdere vestigingen of afdelingen? Dan is leasen handig vanwege de schaalbaarheid en centrale aansturing van je printerpark.
Onderwijs- en zorginstellingen
In omgevingen waar printers continu beschikbaar moeten zijn, zorgt een leasecontract voor zekerheid en snelle service bij storingen.
Bekijk hier de printers die wij aanbieden.
Een belangrijk onderdeel van een leasecontract is hoe storingen worden afgehandeld. In de meeste gevallen is er sprake van een service level agreement (SLA) waarin staat hoe snel de leverancier moet reageren bij een storing. Dit varieert van enkele uren tot een werkdag, afhankelijk van het contract.
Als een printer niet direct gerepareerd kan worden, moet er vaak een tijdelijke vervanging beschikbaar zijn. Dit voorkomt dat het printproces in je organisatie stil komt te liggen. Controleer daarom goed of vervangende apparatuur is inbegrepen en binnen welke termijn die geleverd wordt.
Let ook op of er onderscheid wordt gemaakt tussen softwarematige en hardwarematige storingen, en of je zelf contact moet opnemen bij elk defect of dat dit geautomatiseerd gebeurt. Een duidelijke en snelle storingsafhandeling voorkomt frustratie en verlies van productiviteit.
Duurzaam printergebruik draait allang niet meer alleen om minder papier verbruiken. Moderne zakelijke printers zijn ontworpen met het oog op energie-efficiëntie, verantwoord grondstoffengebruik en slimme functies zoals dubbelzijdig printen en slaapstand om stroom te besparen.
Kies je voor een leaseoplossing, dan maak je vaak automatisch duurzamere keuzes. Leasemaatschappijen zorgen ervoor dat printers na de leaseperiode gereviseerd of hergebruikt worden bij andere organisaties. Werkt een apparaat niet meer goed? Dan wordt het op een verantwoorde manier gerecycled.
Door te leasen voorkom je onnodige verspilling, verleng je de levensduur van apparatuur en draag je bij aan een circulaire economie. Zo maak je niet alleen een slimme, maar ook een verantwoorde keuze voor je organisatie.
Aan het einde van de leaseperiode zijn er meestal meerdere opties. Je kunt ervoor kiezen om het leasecontract te verlengen, waardoor je de bestaande printer blijft gebruiken onder vergelijkbare voorwaarden. Dit is handig als de apparatuur nog goed functioneert en aansluit bij je printbehoefte.
Een andere optie is om over te stappen naar een nieuwer model. Zeker als je technologie of printvolume inmiddels is veranderd, kan een upgrade beter aansluiten. Veel leveranciers bieden de mogelijkheid om met korting over te stappen op een nieuw contract.
Tot slot kun je er ook voor kiezen om de printer over te nemen tegen een vooraf afgesproken restwaarde. Dit kan interessant zijn als je tevreden bent over het apparaat en geen behoefte hebt aan vernieuwing.
Tussentijds overstappen naar een nieuwer model is vaak mogelijk, mits je leasecontract hier ruimte voor biedt. Veel leveranciers hanteren flexibele voorwaarden waarbij je na een bepaalde looptijd of gebruiksperiode kunt upgraden naar recentere apparatuur.
Dit is vooral interessant als je printbehoefte verandert of als er nieuwe technologieën op de markt komen die beter aansluiten bij je werkzaamheden. Houd er wel rekening mee dat hier soms extra kosten of contractaanpassingen aan verbonden zijn.
Het loont dus om bij het afsluiten van een leasecontract expliciet te vragen naar de mogelijkheden en voorwaarden voor upgrades. Zo weet je waar je aan toe bent als je in de toekomst wilt vernieuwen.
In de meeste gevallen zijn leasekosten volledig aftrekbaar als bedrijfskosten. Dat betekent dat je de maandelijkse leasebedragen kunt opvoeren in je zakelijke boekhouding, wat zorgt voor belastingvoordeel. Hierdoor verlaag je effectief de kosten van het leasen en houd je meer budget over voor andere uitgaven.
Let er wel op dat het exacte fiscale voordeel afhankelijk is van je rechtsvorm en fiscale situatie. Het is verstandig om dit vooraf met je accountant of financieel adviseur te bespreken. Zo weet je precies hoe je optimaal gebruik kunt maken van de aftrekmogelijkheden die de leasevorm biedt.
Het is heel normaal dat je printbehoefte in de loop van de tijd verandert. Misschien groeit je organisatie en neemt het printvolume toe, of juist af doordat je meer digitaliseert. Gelukkig zijn de meeste leasecontracten hierop voorbereid en bieden ze voldoende flexibiliteit.
In veel gevallen kun je het contract laten aanpassen, bijvoorbeeld door het type printer te wijzigen, een extra apparaat toe te voegen of het volume van het servicepakket op te schalen. Het is daarom slim om periodiek te evalueren of je contract nog past bij je gebruik.
Neem bij veranderingen altijd contact op met je leverancier. Die kan op basis van je nieuwe situatie een passend voorstel doen. Zo blijf je werken met een oplossing die aansluit op je actuele behoeften zonder overbodige kosten.
Ontdek hoe JWS jouw bedrijfsprocessen kan optimaliseren met onze slimme print- en documentoplossingen.
Ontdek hoe JWS jouw bedrijf kan helpen met slimme print- en documentoplossingen
Zakelijke printer huren, dit zijn de kosten en voordelen
Printer leasen of kopen: wat is écht voordeliger voor jouw organisatie?
