Een printer is voor veel bedrijven nog steeds onmisbaar. Of het nu gaat om contracten, facturen of marketingmateriaal, je wilt dat documenten betrouwbaar en professioneel worden afgedrukt. Maar moet je er meteen een kopen of is een zakelijke printer huren slimmer? In dit artikel ontdek je alle ins en outs. We bespreken de voordelen, de kosten, de contractvoorwaarden en waar je op moet letten bij het huren van een printer.
Waarom kiezen bedrijven voor een zakelijke printer huren
Steeds meer organisaties kiezen ervoor om een printer te huren in plaats van te kopen. Dat heeft alles te maken met flexibiliteit en kostenbeheersing. Een goede printer aanschaffen kan duizenden euro’s kosten. Zeker als je kiest voor een multifunctionele machine die ook scant, kopieert en soms zelfs nietjes plaatst.
Huren maakt het mogelijk om gebruik te maken van de nieuwste technologie zonder hoge aanschafkosten. Daarnaast weet je precies waar je aan toe bent met een vast maandbedrag. Dat geeft duidelijkheid in de begroting en voorkomt onverwachte uitgaven.
De voordelen van een zakelijke printer huren
Het grootste voordeel van huren is voorspelbaarheid. Je betaalt een vast bedrag per maand waarin vaak onderhoud en service zijn inbegrepen. Gaat er iets kapot, dan wordt het kosteloos vervangen of gerepareerd. Dat scheelt niet alleen geld maar ook veel frustratie.
Een ander voordeel is dat je altijd toegang hebt tot moderne apparaten. Technologie verandert snel en printers zijn daarop geen uitzondering. Door te huren profiteer je van functies als beveiligd printen, mobiel printen en energiezuinige instellingen zonder dat je telkens opnieuw hoeft te investeren.
Wat kost een zakelijke printer huren
De kosten voor een zakelijke printer huren lopen uiteen. Voor een eenvoudige zwart-wit printer betaal je vaak al vanaf enkele tientjes per maand. Een geavanceerde multifunctional met kleurenafdrukken kan honderden euro’s per maand kosten.
Belangrijk om te weten is dat er naast het maandbedrag vaak ook een prijs per afdruk geldt. Dit wordt ook wel een ‘clausule per klik’ genoemd. Hoe meer je print, hoe hoger de kosten. Voor bedrijven met veel printvolume kan dit flink oplopen, maar het voordeel is dat je alleen betaalt voor wat je gebruikt.
Wat zit er in het huurcontract inbegrepen
Een printer huurcontract is meer dan alleen de machine. Vaak zijn zaken als service, onderhoud en onderdelen inbegrepen. Ook toner en andere verbruiksartikelen worden meestal automatisch geleverd. Hierdoor heb je er zelf nauwelijks omkijken naar.
Toch is het belangrijk om de kleine lettertjes goed door te nemen. Niet elk contract is hetzelfde. Let bijvoorbeeld op de looptijd van het contract, wat er gebeurt bij tussentijdse beëindiging en of er een minimum aantal afdrukken wordt gerekend.
De verschillen tussen huren en leasen
Printer huren en printer leasen worden vaak door elkaar gebruikt, maar er zit een verschil in. Bij huren gaat het meestal om een kortere periode en ligt de nadruk op flexibiliteit. Leasecontracten zijn vaak langduriger, vergelijkbaar met een leaseauto.
Bij leasen ben je na afloop soms de eigenaar van de printer, terwijl huren vooral gericht is op gebruik. Voor kleinere bedrijven die geen langdurige verplichtingen willen aangaan, is huren vaak aantrekkelijker.
Voor welke bedrijven is een zakelijke printer huren slim
Een printer huren is vooral interessant voor bedrijven die hun kosten strak willen beheren en geen grote investering willen doen. Startups, kleine ondernemingen en organisaties met wisselende printvolumes hebben er vaak baat bij.
Ook bedrijven die waarde hechten aan de nieuwste technologie kiezen vaak voor huren. Denk aan advocatenkantoren die werken met vertrouwelijke documenten en behoefte hebben aan extra beveiligingsopties. Of marketingbureaus die regelmatig hoge kwaliteit kleurendruk nodig hebben.
Waar moet je op letten bij het afsluiten van een huurcontract
Het lijkt misschien eenvoudig om een printer te huren, maar er zijn een aantal zaken waar je goed naar moet kijken. Let bijvoorbeeld op:
- De looptijd van het contract
- De kosten per afdruk
- Wat er wel en niet onder service valt
- De flexibiliteit om het contract tussentijds aan te passen
Een contract dat te lang vastzit of veel verborgen kosten bevat kan op termijn duurder zijn dan kopen. Vergelijk daarom altijd meerdere aanbieders voordat je een beslissing neemt.
Alternatieven voor zakelijke printer huren
Naast huren kun je natuurlijk ook kiezen voor kopen of leasen. Kopen kan interessant zijn als je voldoende budget hebt en weinig waarde hecht aan de nieuwste snufjes. Leasen is aantrekkelijk als je langere tijd dezelfde printer wilt gebruiken en niet direct eigenaar wilt worden.
Een hybride optie die steeds populairder wordt is managed print services. Hierbij besteed je je volledige printbeheer uit aan een leverancier. Zij regelen de printers, het onderhoud, de toner en het beheer van de printvolumes. Dit kan op termijn veel tijd en geld besparen.
Hoe pak je dit nu slim aan
Een zakelijke printer huren kan een slimme keuze zijn als je flexibiliteit en zekerheid zoekt. Het voorkomt hoge investeringen en geeft je toegang tot moderne technologie. Toch is het belangrijk om kritisch te kijken naar de voorwaarden en de totale kosten.
Bedenk hoeveel je daadwerkelijk print, welke functies je nodig hebt en hoe flexibel je wilt zijn. Vergelijk verschillende aanbieders en laat je goed adviseren voordat je tekent. Zo zorg je dat je een printer kiest die past bij jouw bedrijf én bij je budget.
