Je kent het wel. Je drukt op ‘print’, loopt naar de printer en… je document ligt er al. Of misschien niet. Misschien ligt het op een andere verdieping. Of erger nog, iemand heeft het per ongeluk meegenomen. Dat lijkt onschuldig, maar in veel organisaties levert het frustratie op. En in sommige gevallen zelfs risico’s.
Daarom stappen steeds meer bedrijven over op follow-me printing. Een slimme oplossing die voorkomt dat documenten kwijt raken, verkeerd terechtkomen of onnodig worden afgedrukt.
Wat is follow-me printing?
Met follow-me printing verstuur je je document niet naar één specifieke printer. In plaats daarvan komt het in een centrale, beveiligde wachtrij te staan. Je printopdracht blijft daar totdat jij er zelf bij bent. Pas wanneer je je aanmeldt bij een printer, wordt het document daadwerkelijk afgedrukt.
Die aanmelding kan op verschillende manieren. Denk aan een toegangspas, een pincode of een mobiele app. Jij bepaalt dus zelf bij welke printer je je document ophaalt en op welk moment. Je printopdracht volgt jou, in plaats van andersom. Vandaar de naam: follow-me printing.
Waarom kiezen bedrijven hiervoor?
In de eerste plaats vanwege gemak. Je hoeft niet meer van tevoren te weten welke printer je moet gebruiken. Je kunt je printopdracht ophalen bij elk beschikbaar apparaat. Als er een printer bezet is of niet werkt, kies je gewoon een andere.
Daarnaast biedt het systeem een flinke verbetering op het gebied van veiligheid. In veel organisaties wordt gewerkt met vertrouwelijke informatie. Denk aan medische dossiers, juridische documenten of financiële rapporten. Je wilt niet dat zulke informatie onbeheerd op een printer blijft liggen. Met follow-me printing voorkom je dat, omdat een document pas wordt afgedrukt wanneer jij daar persoonlijk toestemming voor geeft.
Ook helpt het om verspilling tegen te gaan. Printopdrachten die niet worden opgehaald, verdwijnen na verloop van tijd automatisch uit de wachtrij. Daardoor wordt er minder papier, toner en stroom verbruikt. En dat is goed voor zowel het milieu als de kosten.
Hoe werkt het in de praktijk?
Het proces begint zoals je gewend bent. Je opent een document en kiest ‘afdrukken’. Alleen wordt de opdracht niet direct doorgestuurd naar een printer. In plaats daarvan wordt die veilig opgeslagen in een cloudomgeving of op een server binnen je organisatie.
Daarna loop je naar een printer in de buurt. Je meldt je aan met je persoonlijke verificatie en ziet jouw printopdracht in de wachtrij staan. Je selecteert wat je wilt afdrukken en bevestigt. Op dat moment wordt je document pas geprint, op de plek waar jij aanwezig bent.
Voor wie is het geschikt?
Follow-me printing is interessant voor vrijwel elke organisatie waar meerdere mensen gebruikmaken van printers. Zeker als er gewerkt wordt op verschillende locaties of in een hybride werkomgeving, biedt het veel voordelen. Het voorkomt fouten, maakt het werk makkelijker voor medewerkers en verlaagt de druk op de IT-afdeling.
Ook in sectoren waar vertrouwelijke gegevens een rol spelen, zoals de zorg, het onderwijs, de overheid en het bedrijfsleven, zorgt deze manier van printen voor extra zekerheid.
Wat levert het op?
Het belangrijkste voordeel is rust. Medewerkers hoeven zich geen zorgen meer te maken over verkeerde afdrukken of zoekgeraakte documenten. IT-beheerders hebben minder om handen, omdat instellingen, rechten en beveiliging centraal geregeld zijn. En de organisatie bespaart op papier, verbruik en storingen.
Bovendien geeft het systeem inzicht. Je kunt precies zien hoeveel er wordt geprint, wie wat afdrukt en waar onnodige kosten ontstaan. Dat maakt het makkelijker om bij te sturen op beleid en duurzaamheid.
Tot slot
Follow-me printing zorgt ervoor dat je alleen print wat je echt nodig hebt, wanneer je het nodig hebt. Het is veilig, overzichtelijk en sluit goed aan op de manier waarop we tegenwoordig werken.
Of je nu op kantoor bent, thuis werkt of regelmatig van locatie wisselt, follow-me printing past zich aan. En dat maakt het een logische stap voor organisaties die hun printomgeving slimmer en veiliger willen inrichten.
