Het platform werkt via een client op gebruikersapparaten of via integratie met multifunctionele printers (MFP’s). Printopdrachten worden versleuteld naar de cloud gestuurd, waar ze worden beheerd en pas na authenticatie op een printer worden vrijgegeven. Daarnaast kunnen scan- en documentworkflows volledig geautomatiseerd worden, zoals scan-to-email of opslag in cloudsystemen.
Belangrijkste functies
- Beveiligd printen met authenticatie via pasjes, PIN-codes of mobiele apps
- Follow-me printing waarbij gebruikers hun opdrachten op elke geautoriseerde printer kunnen ophalen
- Workflowautomatisering voor scannen, archiveren en verwerken van documenten
- Cloudbeheer zonder on-premises printservers
- Uitgebreide rapportages en kostenbeheer
- Mobiel en remote printen vanaf elke locatie
Voordelen
- Minder IT-complexiteit doordat lokale printservers overbodig zijn
- Hogere beveiliging dankzij versleutelde dataoverdracht en gebruikersauthenticatie
- Lagere kosten door gecentraliseerd beheer en optimalisatie van printgebruik
- Flexibele schaalbaarheid voor organisaties van elke omvang
- Integratie met cloudopslag, ERP-systemen en documentmanagementsoftware
Integraties
YSoft SafeQ Cloud ondersteunt koppelingen met populaire platforms zoals Microsoft 365, Google Workspace en diverse DMS-oplossingen. Ook is er integratie mogelijk met ERP-systemen en boekhoudsoftware voor bijvoorbeeld geautomatiseerde factuurverwerking.
Beveiliging en compliance
Het platform voldoet aan strenge beveiligingsstandaarden en ondersteunt naleving van wetgeving zoals de AVG. Printopdrachten blijven versleuteld totdat de gebruiker deze vrijgeeft, wat de kans op onbevoegde toegang minimaliseert.
Toepassingen in de praktijk
YSoft SafeQ Cloud wordt veel ingezet in organisaties met meerdere locaties, hybride werkplekken of hoge beveiligingseisen. Denk aan onderwijs, gezondheidszorg, financiële instellingen en internationale bedrijven.
Conclusie
YSoft SafeQ Cloud combineert de voordelen van beveiligd printen, documentworkflows en kostenbeheer in één schaalbaar cloudplatform. Het elimineert de noodzaak voor lokale servers, verhoogt de beveiliging en biedt uitgebreide automatiseringsmogelijkheden.
