In veel organisaties wordt er dagelijks veel geprint. Zonder een goed beheersysteem is er vaak weinig inzicht in wie er print, wat er wordt geprint, hoeveel dat kost en hoe veilig documenten worden verwerkt. Dit kan leiden tot onnodig hoge kosten, veiligheidsrisico’s en verspilling van papier en toner.
Print management biedt hiervoor een gestructureerde oplossing. Met de juiste aanpak en technologie krijgen organisaties controle over hun printomgeving, verbeteren ze de efficiëntie en verlagen ze de totale printkosten.
Hoe werkt print management
Print management maakt gebruik van software die alle printers binnen een organisatie koppelt aan een centraal beheersysteem. Vanuit één dashboard kan een beheerder gebruikersrechten instellen, printerinstellingen aanpassen en rapportages inzien.
Printopdrachten worden via dit systeem verwerkt. Vaak komen ze eerst in een centrale wachtrij (spooler) terecht. De gebruiker kan de printopdracht vervolgens vrijgeven op een printer naar keuze, bijvoorbeeld via follow-me printing.
Door deze centrale aanpak is het mogelijk om printactiviteiten te monitoren, te analyseren en te optimaliseren.
Belangrijkste kenmerken
- Centraal beheer: alle printers en printopdrachten worden vanuit één systeem aangestuurd.
- Gebruikersauthenticatie: documenten worden alleen vrijgegeven na verificatie.
- Rapportages en analyses: inzicht in printvolumes, kosten en gebruikersgedrag.
- Beleidsinstellingen: regels voor kleurgebruik, dubbelzijdig printen of quota per gebruiker.
- Integraties: koppelingen met document management systemen, cloudopslag en bedrijfsapplicaties.
Voordelen voor organisaties
Kostenbesparing
Door inzicht in printgedrag en het instellen van regels kan er flink worden bespaard op papier, toner en onderhoud.
Betere beveiliging
Met authenticatie en beveiligde wachtrijen wordt voorkomen dat onbevoegden toegang hebben tot vertrouwelijke documenten.
Duurzaamheid
Door dubbelzijdig printen verplicht te stellen en onnodige prints te voorkomen, daalt het papierverbruik aanzienlijk.
Efficiënt beheer
IT-afdelingen hoeven niet meer elke printer afzonderlijk te beheren. Wijzigingen kunnen in één keer worden doorgevoerd.
Data-gestuurde beslissingen
Met rapportages kunnen beleidskeuzes worden gemaakt op basis van concrete cijfers.
Voorbeelden van print management oplossingen
Er zijn verschillende softwarepakketten die print management mogelijk maken, waaronder:
- Printix: cloudgebaseerd printbeheer zonder lokale printservers.
- YSoft SafeQ: uitgebreide print-, scan- en documentverwerkingsoplossing.
- Optimidoc: printbeheer gecombineerd met documentworkflow en OCR.
Deze systemen bieden vaak ook mobiele printmogelijkheden en integraties met Microsoft 365, Google Workspace en andere cloudplatforms.
Integraties en toepassingen
Print management werkt vaak samen met andere systemen om het documentproces te stroomlijnen.
- Document management systemen: automatische archivering en opslag.
- Cloudopslag: printen vanuit en scannen naar OneDrive, Google Drive of Dropbox.
- ERP- en CRM-systemen: automatisch printen van facturen, offertes en rapportages.
- Mobiele apparaten: printopdrachten versturen vanaf smartphones en tablets.
Beveiligingsaspecten
Beveiliging is een essentieel onderdeel van print management. Printopdrachten worden vaak versleuteld verzonden. Authenticatie kan via pasjes, pincodes of biometrische verificatie.
Daarnaast wordt alle printactiviteit gelogd. Zo is altijd terug te vinden wie welk document heeft geprint en wanneer. Dit is belangrijk voor organisaties die werken met vertrouwelijke of gevoelige informatie.
Veel print management-oplossingen voldoen aan internationale beveiligingsstandaarden zoals ISO 27001 en aan de GDPR-wetgeving.
Veelvoorkomende use cases
Grote organisaties
Met veel printers op meerdere locaties is centraal beheer essentieel voor overzicht en kostenbeheersing.
Onderwijsinstellingen
Studenten en medewerkers hebben verschillende printrechten, die eenvoudig centraal kunnen worden ingesteld.
Bedrijven in gereguleerde sectoren
Organisaties in de zorg, het bankwezen of de advocatuur hebben baat bij strikte toegangs- en loggingsmogelijkheden.
Hybride werkplekken
Medewerkers kunnen veilig printopdrachten op afstand versturen en op kantoor vrijgeven.
Toekomst van print management
Print management zal zich blijven ontwikkelen richting meer automatisering en integratie. Kunstmatige intelligentie zal printgedrag analyseren en verbeteringsvoorstellen doen.
Integratie met workflowsoftware zal printen een naadloos onderdeel maken van documentprocessen. Beveiliging zal verder worden aangescherpt, bijvoorbeeld met zero trust-principes en realtime dreigingsdetectie.
Ook zal er meer gebruik worden gemaakt van cloudgebaseerde oplossingen, waardoor lokale servers overbodig worden.
Conclusie
Print management is een onmisbare strategie voor organisaties die hun printomgeving veilig, efficiënt en kosteneffectief willen maken. Het biedt controle over kosten, beveiliging en duurzaamheid, terwijl het beheer eenvoudiger en sneller wordt.
Met de juiste software en beleid kan print management een belangrijke bijdrage leveren aan zowel bedrijfsresultaten als milieudoelstellingen.
