Werken op afstand en hybride kantoren zijn de nieuwe standaard. Medewerkers werken niet alleen meer op kantoor, maar ook thuis of onderweg. Daardoor is er behoefte aan flexibele printoplossingen die niet vastzitten aan één netwerk of locatie.
Cloudprinten biedt deze flexibiliteit. Het verplaatst het printbeheer van lokale servers naar de cloud. Dat betekent minder complexe IT-structuren, lagere kosten en betere beveiliging. Het is geschikt voor bedrijven van elke omvang en kan eenvoudig worden opgeschaald.
Hoe werkt cloudprinten
Het proces is eenvoudig, maar goed beveiligd. Een gebruiker kiest het document en verstuurt het via de cloud naar de printomgeving. Dit kan via een app, webportaal of direct vanuit een programma zoals Word of Google Docs.
Het document wordt versleuteld verstuurd en tijdelijk opgeslagen in een beveiligde cloudomgeving. Daarna moet de gebruiker zich authenticeren, bijvoorbeeld met een pas, pincode of biometrische verificatie. Pas na deze verificatie wordt het document naar de printer gestuurd.
Na het afdrukken wordt het bestand automatisch verwijderd uit de cloud. Zo blijft vertrouwelijke informatie beschermd.
Belangrijkste kenmerken
Cloudprinten heeft een aantal kenmerken die het onderscheiden van traditionele printmethoden:
- Serverloos printen: geen lokale printserver nodig.
- Apparaatonafhankelijk: print vanaf laptops, smartphones en tablets.
- Veiligheid: documenten worden versleuteld en alleen vrijgegeven na authenticatie.
- Schaalbaarheid: eenvoudig uit te rollen naar meerdere locaties of landen.
- Centraal beheer: instellingen, rechten en rapportages vanuit één dashboard.
Deze eigenschappen maken cloudprinten niet alleen efficiënt, maar ook betrouwbaar.
Voordelen voor organisaties
Kostenbesparing
Het verwijderen van lokale printservers bespaart op hardware, onderhoud en energieverbruik. IT-afdelingen hebben minder werk aan beheer en storingen.
Verbeterde beveiliging
Met functies als follow-me printing en gebruikersauthenticatie wordt voorkomen dat onbevoegden toegang hebben tot vertrouwelijke documenten.
Flexibiliteit
Medewerkers kunnen vanaf elke locatie printen. Dit sluit perfect aan bij hybride werkmodellen.
Duurzaamheid
Printopdrachten worden vaak pas vrijgegeven als de gebruiker bij de printer staat. Dit voorkomt onnodig papier- en tonerafval.
Eenvoudig beheer
Met een centraal dashboard kan het printbeleid snel worden aangepast. Rapportages geven inzicht in gebruik en kosten.
Cloudprinten en JWS
Bij JWS sluit cloudprinten naadloos aan op de visie om werkprocessen slimmer, veiliger en duurzamer te maken. Oplossingen zoals Printix, YSoft SafeQ Cloud en Optimidoc Cloud bieden bedrijven de mogelijkheid om zonder grote investeringen over te stappen naar een moderne printinfrastructuur.
Deze platforms bieden meer dan alleen printfunctionaliteit. Ze maken het ook mogelijk om documenten te scannen, te verwerken met OCR en direct op te slaan in systemen zoals Microsoft 365 of Google Workspace.
Integraties en toepassingen
Cloudprinten werkt samen met veel gebruikte software en bedrijfsprocessen.
- Microsoft 365: print direct vanuit Word, Excel of Outlook.
- Google Workspace: print vanuit Google Drive of Gmail.
- ERP-systemen: verstuur facturen of rapporten rechtstreeks vanuit Exact, SAP of AFAS.
- Mobiele apps: verstuur printopdrachten vanaf smartphones en tablets.
Dit maakt de technologie veelzijdig inzetbaar in uiteenlopende omgevingen.
Beveiligingsaspecten
Veiligheid is een kernonderdeel van cloudprinten. Documenten worden altijd end-to-end versleuteld, zowel tijdens verzending als tijdens opslag in de cloud.
Authenticatie kan plaatsvinden via een pincode, pas of biometrische verificatie. Alle printactiviteiten worden gelogd, zodat er altijd een overzicht is van wie wat heeft geprint.
De opslag van documenten is tijdelijk. Zodra het document is afgedrukt, wordt het automatisch verwijderd. Datacenters die de printdiensten hosten, voldoen vaak aan internationale veiligheidsstandaarden zoals ISO 27001 en aan de GDPR-regels.
Veelvoorkomende use cases
Hybride werkplekken
Medewerkers sturen een printopdracht vanuit huis en halen het document op wanneer ze op kantoor zijn.
Onderwijs
Studenten printen vanaf hun eigen laptop zonder dat ze verbonden hoeven te zijn met het interne netwerk.
Internationale bedrijven
Organisaties beheren hun printbeleid centraal, ongeacht het land waar de printers staan.
Beveiligde sectoren
Advocatenkantoren, banken en overheidsinstellingen printen vertrouwelijke documenten alleen na strikte verificatie.
Toekomst van cloudprinten
De rol van cloudprinten zal verder toenemen. Nieuwe ontwikkelingen zoals kunstmatige intelligentie zullen helpen bij het optimaliseren van printprocessen en het verlagen van kosten.
Er zal meer integratie komen met workflowsoftware. Documenten kunnen straks direct vanuit een bedrijfsproces worden geprint, zonder handmatige stappen.
Zero trust security wordt een standaard. Elk printverzoek zal continu geverifieerd worden. Ook serverloze architecturen zullen verder doorbreken, waardoor lokale hardware overbodig wordt.
Conclusie
Cloudprinten is een slimme, veilige en flexibele oplossing voor organisaties die hun printomgeving willen moderniseren. Het combineert kostenbesparing, verbeterde beveiliging en gebruiksgemak.
Voor JWS is cloudprinten een belangrijk onderdeel van het aanbod. Met de juiste implementatie kan het bijdragen aan efficiëntere werkprocessen, betere beveiliging en een duurzamere bedrijfsvoering.
