Binnen veel organisaties is het belangrijk dat beslissingen of acties eerst door een verantwoordelijke worden gecontroleerd. Of het nu gaat om het publiceren van marketingmateriaal, het goedkeuren van een offerte of het fiatteren van een factuur, een approval workflow voorkomt dat er fouten of ongewenste acties plaatsvinden. Door het proces te automatiseren, worden deze goedkeuringsstappen sneller, transparanter en beter traceerbaar.
Hoe een approval workflow werkt
Het proces start meestal met het indienen van een document, aanvraag of taak. Vervolgens doorloopt het een vooraf gedefinieerde route van beoordelaars. Deze kunnen:
- Goedkeuren: De aanvraag mag doorgaan naar de volgende stap of uitvoering.
- Afwijzen: De aanvraag wordt stopgezet of teruggestuurd voor correctie.
- Aanpassen: De indiener krijgt opmerkingen en kan het document aanpassen voor herbeoordeling.
De workflow kan lineair zijn (goedkeuringen volgen elkaar op) of parallel (meerdere personen keuren tegelijkertijd goed).
Technologie en hulpmiddelen
Veel moderne document- en projectmanagementsystemen hebben ingebouwde approval workflows. Denk aan:
- DMS-platforms zoals SharePoint of M-Files.
- Workflowsoftware zoals Monday.com, Asana of Trello met approval-functies.
- ERP- en CRM-systemen met goedkeuringsmodules voor offertes, inkooporders of klantgegevens.
Voordelen van een approval workflow
- Betere kwaliteitscontrole: Documenten en beslissingen worden altijd gecontroleerd door bevoegde personen.
- Transparantie: Iedereen ziet wie welke beslissing heeft genomen en wanneer.
- Tijdsbesparing: Automatisering vermindert wachttijden en handmatige opvolging.
- Compliance: Helpt bij het naleven van interne regels en externe wet- en regelgeving.
Voorbeelden van gebruik
- Factuurgoedkeuring: Facturen worden automatisch doorgestuurd naar de financiële afdeling voor controle.
- Marketingcontent: Nieuwe campagnes of visuals worden door de marketingmanager goedgekeurd voor publicatie.
- Inkoopaanvragen: Bestellingen boven een bepaald bedrag vereisen goedkeuring van het management.
Innovaties en trends
Moderne approval workflows maken steeds vaker gebruik van mobiele notificaties, zodat goedkeuringen ook onderweg kunnen plaatsvinden. Daarnaast zorgen AI-gedreven systemen voor voorspellende suggesties, bijvoorbeeld door afwijkingen in uitgaven of documenten te signaleren nog vóór de beoordeling.
Conclusie
Een approval workflow is een krachtig hulpmiddel om processen binnen een organisatie te structureren en de kwaliteit en naleving te waarborgen. Door gebruik te maken van de juiste technologie kan het goedkeuringsproces zowel efficiënt als betrouwbaar worden ingericht.
