Je printer is een stuk gereedschap waar je dagelijks op vertrouwt. Maar wat doe je als hij uitvalt, vastloopt of onderhoud nodig heeft? Een servicecontract geeft je de zekerheid dat je printer altijd snel weer operationeel is, zonder dat je zelf op zoek hoeft naar een monteur of reserveonderdelen. In dit artikel leggen we uit wat een servicecontract precies inhoudt, wat je er wel en niet voor krijgt, en wanneer het de moeite waard is.
Wat is een servicecontract voor een printer?
Een servicecontract is een onderhoudsovereenkomst tussen jou en de leverancier van je printer. Je betaalt een vast bedrag per maand of per kwartaal, en in ruil daarvoor zorgt de leverancier voor onderhoud, reparaties en soms ook verbruiksartikelen zoals toner.
Het contract wordt ook wel een onderhoudscontract of all-in contract genoemd. De exacte naam verschilt per aanbieder, maar de kern is hetzelfde: jij hoeft je geen zorgen te maken over het technisch functioneren van je printer. Dat is de verantwoordelijkheid van de leverancier.
Een servicecontract is niet hetzelfde als een leasecontract. Bij lease betaal je voor het gebruik van de printer zelf. Bij een servicecontract betaal je voor de service en het onderhoud, los van de aanschaf of lease van het apparaat. Beide kunnen overigens worden gecombineerd in een alles-in-één pakket.
Wat zit er in een servicecontract?
De inhoud verschilt per contract en per aanbieder, maar de meeste servicecontracten dekken in ieder geval de volgende onderdelen.
Preventief onderhoud is een vast terugkerend bezoek waarbij een technicus de printer controleert, reinigt en kleine slijtageonderdelen vervangt voordat er problemen ontstaan. Dit verlengt de levensduur van je apparaat aanzienlijk.
Bij storingen en reparaties regelt de leverancier dat een monteur langskomt om het probleem te verhelpen. Afhankelijk van de afspraken in het contract geldt hiervoor een bepaalde responstijd, bijvoorbeeld binnen vier uur of de volgende werkdag.
Onderdelen en arbeid worden bij de meeste contracten volledig vergoed. Je betaalt dus geen extra rekening als er een onderdeel vervangen moet worden.
Sommige servicecontracten zijn all-in en bevatten ook toner, papier of andere verbruiksartikelen. Dit wordt ook wel een kostprijs-per-pagina-model of click-contract genoemd: je betaalt een vast bedrag per afgedrukte pagina, inclusief alles.
Wil je weten hoe zo’n all-in model werkt in combinatie met lease? Lees meer op onze pagina over zakelijke printer leasen.
Wat zit er doorgaans niet in?
Een servicecontract dekt normaal gesproken geen schade door verkeerd gebruik, zoals een printer die van een bureau is gevallen of beschadigd is door een vloeistof. Ook verbruiksartikelen zoals papier vallen er niet automatisch onder, tenzij dit expliciet is afgesproken.
Lees het contract altijd goed door voordat je tekent, zodat je precies weet wat wel en niet gedekt wordt.
Wat kost een servicecontract voor een printer?
De kosten hangen af van het type printer, het verwachte printvolume en de dienstverleningsniveaus die je afspreekt. Een eenvoudig onderhoudscontract voor een kleine kantoorprinter kost minder dan een uitgebreid all-in contract voor een grote multifunctional op een drukke afdeling.
In het algemeen geldt: hoe meer je print en hoe intensiever het gebruik, hoe interessanter een all-in contract wordt. Bij lage printvolumes kan het voordeliger zijn om onderhoud op afroep in te kopen.
Een goede manier om de kosten inzichtelijk te maken is het berekenen van je kosten per pagina. Wil je daar meer over weten? Bekijk onze pagina over printkosten besparen.
Onderhoudscontract of all-in servicecontract: wat is het verschil?
De termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar er is een nuanceverschil. Een onderhoudscontract dekt puur het onderhoud en de reparaties van het apparaat. Een all-in servicecontract gaat verder en omvat ook verbruiksartikelen, soms remote monitoring van de printer en proactieve meldingen bij problemen.
Bij een all-in contract weet je precies wat je elke maand betaalt. Dat maakt budgetteren eenvoudig en voorkomt onverwachte kostenposten. Veel organisaties in het MKB kiezen daarom voor een all-in aanpak, zeker als ze meerdere printers beheren.
Voor wie is een servicecontract zinvol?
Een servicecontract is het meest waardevol als de printer een centrale rol speelt in de bedrijfsvoering. Denk aan een balie waar dagelijks documenten worden uitgeprint, een zorginstelling die dossiers afdrukt of een school waarbij de kopieermachine continu in gebruik is.
Hoe groter de afhankelijkheid van je printer, hoe groter de impact van een storing. Een servicecontract verkleint die impact aanzienlijk.
Voor organisaties met meerdere printers op verschillende locaties is een servicecontract bijna onmisbaar. Je wilt niet dat elke afdeling zelf een monteur moet regelen bij problemen. Met één contract bij één leverancier houd je dat overzichtelijk en efficiënt.
Wil je weten hoe managed print services hierin passen? Lees dan ook onze blog over wat managed print services zijn.
Waar moet je op letten bij het afsluiten van een servicecontract?
Er zijn een paar zaken waar je goed op moet letten voordat je een contract afsluit.
De responstijd is een van de belangrijkste punten. Hoe snel komt er iemand langs als je printer uitvalt? Een garantie van vier uur of minder is voor organisaties die sterk afhankelijk zijn van hun printer een belangrijke eis.
Kijk ook naar de looptijd en opzegtermijn. Sommige contracten worden automatisch verlengd tenzij je tijdig opzegt. Weet wat je tekent en zorg dat de looptijd aansluit op je planningshorizon.
Controleer of het contract van toepassing is op alle printers die je gebruikt, ook als je meerdere modellen of merken hebt. Sommige leveranciers bieden merkgonafhankelijke servicecontracten aan, wat het beheer een stuk eenvoudiger maakt.
Tot slot: vraag altijd naar de inhoud van het preventief onderhoud. Hoe vaak wordt de printer gecontroleerd? Wat wordt er precies geïnspecteerd? Een goed servicecontract is transparant over deze punten.
Bekijk onze servicepagina voor meer informatie over hoe JWS de service en het onderhoud van zakelijke printers regelt.
Servicecontract in combinatie met lease of huur
Veel organisaties combineren een servicecontract met een lease- of huurovereenkomst voor de printer zelf. In dat geval betaal je één vast maandbedrag dat alles dekt: de printer, het onderhoud, de toner en de service.
Dat model biedt maximale ontzorging. Je weet wat je elke maand betaalt, je hoeft niets zelf te regelen en je printer is altijd operationeel. Voor organisaties die liever geen tijd en energie steken in het beheer van hun printomgeving is dit een aantrekkelijke constructie.
Lees meer over de opties voor zakelijke printer huren of bekijk hoe leasen en serviceverlening bij JWS zijn gecombineerd.
Wil je weten welk servicecontract past bij jouw printers en organisatie? JWS denkt graag met je mee en stelt een voorstel op maat samen. Neem contact op of vraag een vrijblijvende offerte aan.
