Printen lijkt misschien een kleine uitgave, maar in veel bedrijven lopen de kosten ongemerkt flink op. Papier, toner, energie en onderhoud samen vormen vaak een verborgen kostenpost. Gelukkig zijn er veel manieren om slim te besparen op printkosten, zonder dat je hoeft in te leveren op kwaliteit of productiviteit. In dit artikel ontdek je praktische tips om direct resultaat te boeken.
Waarom printkosten vaak hoger zijn dan gedacht
Veel organisaties hebben geen duidelijk inzicht in hun printkosten. Medewerkers drukken documenten meerdere keren af, printen in kleur terwijl zwart-wit voldoende is of laten afdrukken onbeheerd liggen. Dit leidt niet alleen tot verspilling van papier en toner, maar ook van energie en tijd.
Gemiddeld kunnen bedrijven tot wel 30 procent besparen op printkosten door slimmer te werken. Dat maakt het de moeite waard om dit serieus aan te pakken.
Begin met inzicht in je printgedrag
De eerste stap naar besparen is inzicht. Veel bedrijven weten niet hoeveel er dagelijks wordt geprint, laat staan waar de grootste kosten zitten.
Met printmanagement software kun je precies zien hoeveel er per afdeling of medewerker wordt afgedrukt. Dit maakt duidelijk waar het verbruik hoog is en waar direct winst te behalen valt. Alleen al het meten en inzichtelijk maken van printgedrag zorgt vaak voor bewuster gebruik.
Kies standaardinstellingen die kosten besparen
Een eenvoudige en effectieve maatregel is het instellen van standaardopties op de printers. Denk aan:
- Dubbelzijdig printen, zodat je papiergebruik halveert
- Zwart-wit in plaats van kleur, voor documenten die geen kleur vereisen
- Conceptmodus, waarbij minder toner wordt gebruikt
Door deze instellingen centraal te regelen, voorkom je dat medewerkers telkens zelf keuzes moeten maken.
Verminder papierverbruik met digitale alternatieven
De goedkoopste print is de print die je niet maakt. Veel documenten hoeven niet per se op papier. Met digitale handtekeningen, online vergaderplatforms en cloudopslag zijn papieren versies vaak overbodig.
Ook facturen, rapportages en handleidingen kunnen digitaal worden gedeeld. Dit bespaart niet alleen papier en toner, maar maakt processen ook sneller en efficiënter.
Gebruik zuinige printers en multifunctionals
Niet elke printer is even kostenefficiënt. Oudere apparaten verbruiken vaak meer energie en toner dan moderne modellen. Een nieuwe, energiezuinige printer kan op termijn veel geld besparen.
Multifunctionals die printen, scannen en kopiëren combineren, zorgen bovendien voor minder apparaten op de werkvloer. Dat verlaagt onderhouds- en stroomkosten.
Bespaar op inkt en toner
Toner en inktcartridges zijn vaak de grootste kostenpost. Gelukkig zijn er slimme manieren om hierop te besparen.
- Kies voor XL-cartridges of toners met hoge capaciteit
- Gebruik gerecyclede cartridges die goedkoper en duurzamer zijn
- Stel printers in op conceptmodus voor interne documenten
Daarnaast bieden veel leveranciers inzamelprogramma’s aan waarbij lege cartridges worden hergebruikt. Dit verlaagt de kosten en is beter voor het milieu.
Onderhoud je printers regelmatig
Een printer die niet goed onderhouden wordt, verbruikt vaak meer papier en toner door storingen of foutieve afdrukken. Regelmatig onderhoud voorkomt dat printers onnodig veel kosten maken.
Bij veel lease- of huurcontracten is onderhoud inbegrepen. Zorg dat dit structureel gebeurt en meld storingen snel, zodat de printer efficiënt blijft werken.
Betrek medewerkers bij kostenbesparing
Medewerkers spelen een cruciale rol bij het besparen van printkosten. Zonder hun medewerking blijven documenten onnodig worden afgedrukt.
Maak kosten en verspilling inzichtelijk en geef duidelijke richtlijnen. Stimuleer bewust gedrag met interne campagnes, bijvoorbeeld door het maandelijkse printverbruik zichtbaar te maken. Dit maakt besparen een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Overweeg managed print services
Voor grotere organisaties kan het uitbesteden van printbeheer interessant zijn. Met managed print services krijg je volledig inzicht in het gebruik, worden toners automatisch geleverd en wordt het printbeleid geoptimaliseerd.
Dit zorgt niet alleen voor kostenbesparing, maar ook voor meer controle en gemak. Zo haal je het maximale uit je printomgeving.
Slim besparen op printkosten begint vandaag
Printkosten drukken ongemerkt zwaar op het bedrijfsbudget. Door kleine aanpassingen zoals dubbelzijdig printen, digitale alternatieven en zuinigere printers, kun je al snel tientallen procenten besparen.
Het belangrijkste is om inzicht te krijgen in het verbruik en medewerkers actief te betrekken bij het besparen. Zo maak je printen niet alleen goedkoper, maar ook duurzamer en efficiënter.
