OptimiDoc is dé oplossing voor bedrijven die slimmer willen omgaan met documenten, workflows en beveiliging. Of je nu werkt met papieren documenten of volledig digitaal, met OptimiDoc digitaliseer, verwerk en beheer je alles vanuit één systeem. Dat bespaart tijd, voorkomt fouten en geeft je organisatie grip op het volledige documentproces.
Werk je al volledig online of op meerdere locaties? Dan is er ook OptimiDoc Cloud, speciaal ontwikkeld voor moderne werkplekken die hun infrastructuur in de cloud willen beheren.
OptimiDoc is een geavanceerd platform voor documentbeheer en workflowoptimalisatie. Het helpt je om papieren én digitale documenten eenvoudig te digitaliseren, op te slaan en te delen binnen je organisatie. Handmatige handelingen worden vervangen door slimme automatisering. Denk aan scannen naar e-mail of SharePoint, archiveren in de cloud, of automatisch routeren van documenten naar de juiste afdelingen.
Van HR-formulieren tot financiële rapportages: je houdt grip op elk document zonder gedoe.
Met JWS en OptimiDoc digitaliseer je documenten slimmer, werk je veiliger en houd je grip op elke stap van het proces. Je hebt geen losse systemen of omslachtige handelingen meer nodig. Alles wordt centraal geregeld: van het scannen en verwerken tot het veilig opslaan en delen van je documenten.
Automatiseer taken en verbeter je workflow. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten.
Beheer documenten en rechten vanuit één centrale omgeving.
Authenticatie, versleuteling en toegangsbeheer beschermen je documenten optimaal.
Werkt moeiteloos samen met Microsoft 365, SharePoint, Google Workspace, AFAS en meer.
Met OptimiDoc heb je de keuze. Sommige organisaties willen de software op hun eigen servers draaien. Andere bedrijven kiezen liever voor volledige flexibiliteit met OptimiDoc Cloud.
Beide varianten worden door JWS volledig ingericht, inclusief implementatie, koppelingen en ondersteuning. Zo kies jij wat het beste past bij jouw IT-omgeving.
OptimiDoc wordt gebruikt in sectoren waar betrouwbaarheid en efficiëntie belangrijk zijn. Denk aan het mkb, onderwijs, zorg, logistiek en zakelijke dienstverlening.
Het platform is ideaal voor organisaties die:
JWS is al decennialang specialist in documentoplossingen. We combineren technische kennis met persoonlijke begeleiding. Van de eerste demo tot livegang: we staan naast je.
Onze ervaring met diverse sectoren zorgt ervoor dat we precies weten wat jij nodig hebt. En heb je later vragen? Dan zijn we gewoon bereikbaar voor advies of ondersteuning.
OptimiDoc is een documentbeheer- en workflowplatform waarmee je al je documenten centraal kunt beheren, verwerken en beveiligen. Het systeem helpt je om papieren documenten te digitaliseren, automatisch te verwerken en veilig op te slaan of te delen.
Dankzij slimme automatisering hoef je minder handmatig werk te doen en verlopen processen sneller en foutloos. Je krijgt meer grip op je documentenstroom én inzicht in je print- en scanverbruik. Alles is ontworpen om je werk makkelijker, veiliger en efficiënter te maken.
OptimiDoc is de bredere oplossing voor documentbeheer en workflowoptimalisatie. Je kunt dit platform lokaal of hybride inzetten. Het biedt veel maatwerk en uitgebreide koppelingen met je interne systemen.
OptimiDoc Cloud is de volledig cloudgebaseerde variant. Hierbij is er geen serverinstallatie nodig en werk je vanaf elke locatie met veilige cloudverbindingen.
Beide systemen bieden krachtige functionaliteiten. Kies je voor eenvoud en flexibiliteit? Dan is OptimiDoc Cloud ideaal. Zoek je meer maatwerk en integratie op locatie? Dan past OptimiDoc beter. Bij twijfel helpen wij je graag kiezen.
Zeker weten. Juist kleinere organisaties profiteren van het gemak van OptimiDoc. Je hoeft geen grote IT-afdeling te hebben of complexe infrastructuur.
Wij helpen je bij de installatie, integratie en training. Je medewerkers kunnen snel aan de slag en profiteren van overzichtelijke workflows, veilige opslag en minder papierwerk.
Bovendien is het schaalbaar. Begin klein en breid later uit als je bedrijf groeit. Zo hou je de kosten beheersbaar en werk je meteen slimmer en efficiënter.
Ja, dat is juist een van de sterke punten van OptimiDoc. Je kunt papieren documenten eenvoudig scannen en automatisch verwerken.
Het systeem herkent tekst, sorteert documenten en koppelt ze aan de juiste mappen of systemen. Zo voorkom je foutieve opslag of dubbele handelingen.
Na digitalisatie kun je de bestanden direct delen, archiveren of doorzetten in je workflow. Alles gebeurt centraal en veilig.
Ja, dat is juist een van de sterke punten van OptimiDoc. Je kunt papieren documenten eenvoudig scannen en automatisch verwerken.
Het systeem herkent tekst, sorteert documenten en koppelt ze aan de juiste mappen of systemen. Zo voorkom je foutieve opslag of dubbele handelingen.
Na digitalisatie kun je de bestanden direct delen, archiveren of doorzetten in je workflow. Alles gebeurt centraal en veilig.
Ja, OptimiDoc is ontwikkeld met integratie in gedachten. Het werkt samen met bekende platformen zoals Microsoft 365, SharePoint, Google Workspace, AFAS, SAP, Twinfield en Exact.
Onze experts zorgen ervoor dat de koppeling soepel verloopt. Je hoeft geen nieuwe software aan te schaffen of systemen om te bouwen.
Zo kun je gewoon blijven werken zoals je gewend bent, maar dan slimmer en met meer overzicht.
OptimiDoc voldoet aan de strengste eisen op het gebied van databeveiliging en privacy. Alle communicatie verloopt versleuteld en je bepaalt zelf wie toegang heeft tot welke bestanden.
Er is ondersteuning voor gebruikersauthenticatie, toegangsbeheer en veilige opslag in de cloud of op locatie.
Ook logt het systeem alle activiteiten. Zo weet je precies wie wat heeft gedaan met welke documenten. Veilig werken staat bij OptimiDoc voorop.
Je bespaart tijd door repetitieve taken te automatiseren. Minder foutgevoelig werk betekent minder herstelkosten.
Daarnaast houd je meer overzicht over al je documenten. Je hoeft niet meer te zoeken in verschillende mappen of systemen. Alles staat centraal en is snel terug te vinden.
Ook kun je beter samenwerken, omdat iedereen toegang heeft tot de juiste documenten op het juiste moment.
Ja, gebruiksvriendelijkheid is een belangrijk uitgangspunt van OptimiDoc. De interface is intuïtief en je medewerkers kunnen er snel mee aan de slag.
Bij implementatie geven we een korte training, afgestemd op je team. De meeste gebruikers zijn binnen een paar uur vertrouwd met het systeem.
Daarnaast krijg je ondersteuning van JWS bij vragen of wijzigingen. Je staat er dus nooit alleen voor.
OptimiDoc genereert uitgebreide rapportages over je documentenstroom, print- en scanverbruik en gebruikersactiviteiten.
Zo kun je precies zien waar je kosten maakt, waar knelpunten zitten of waar je processen kunt optimaliseren.
Deze inzichten helpen je om beleid op te stellen en verspilling tegen te gaan. Je hebt grip op je processen én onderbouwde sturingsinformatie.
De kosten zijn afhankelijk van het aantal gebruikers, gewenste functies en de gekozen variant (cloud of lokaal).
Tijdens een vrijblijvende intake brengen we jouw situatie in kaart. Op basis daarvan maken we een voorstel op maat.
Wil je het eerst proberen? Vraag dan een demo aan. We laten je alle mogelijkheden zien en beantwoorden al je vragen. Daarna kun je in korte tijd live.
Heb je een andere vraag? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag verder!
Wil je jouw bedrijfsprocessen sneller, overzichtelijker en efficiënter inrichten? Vraag dan een demo aan en ontdek hoe onze oplossingen daarbij kunnen helpen.
We nemen graag de tijd om jouw situatie door te nemen en geven je persoonlijk advies dat echt bij je past.
