Microsoft 365 wordt in veel organisaties al gebruikt voor e-mail, documenten, samenwerking en communicatie. Wat minder bekend is, is dat printen ook volledig via Microsoft 365 geregeld kan worden. Met Universal Print verdwijnt de behoefte aan lokale printservers en wordt het mogelijk om veilig en flexibel te printen, vanaf elke locatie.
Deze manier van werken past goed bij hybride teams, moderne IT-omgevingen en organisaties die grip willen houden op hun printbeheer zonder onnodige complexiteit.
Wat is Universal Print?
Universal Print is een cloudgebaseerde printoplossing die onderdeel is van Microsoft 365. Het systeem vervangt traditionele printservers en maakt het mogelijk om printers te beheren via de cloud. Gebruikers printen vanuit hun vertrouwde omgeving, zonder dat daar nog aparte drivers of netwerkinstellingen voor nodig zijn.
De printopdrachten worden beveiligd verstuurd naar een centrale wachtrij in de cloud. Van daaruit worden ze pas afgedrukt wanneer de gebruiker zich aanmeldt bij een printer. Dit verhoogt de veiligheid, vereenvoudigt het beheer en maakt printen toegankelijk vanaf elke locatie.
Wat is nodig om te starten?
Om Universal Print te gebruiken is een Microsoft 365-licentie vereist waarin deze dienst is inbegrepen, zoals Microsoft 365 Business Premium, E3 of E5. Daarnaast is een printer nodig die Universal Print ondersteunt. Veel nieuwe modellen zijn hier al op voorbereid. Voor printers die dit nog niet kunnen, is er een Universal Print Connector beschikbaar. Deze kan op een Windows-computer worden geïnstalleerd om bestaande printers alsnog geschikt te maken voor de cloudomgeving.
Tot slot is Azure Active Directory nodig voor het beheren van gebruikers en rechten. Daarin kan eenvoudig worden bepaald wie welke printer mag gebruiken.
Inrichten van Universal Print
De eerste stap is het toewijzen van Universal Print-licenties aan gebruikers. Vervolgens worden de printers geregistreerd in het Universal Print-beheerportaal binnen Microsoft 365. Dit kan rechtstreeks via het printerbeheer, of via de connectorsoftware als het om oudere printers gaat.
Zodra printers gekoppeld zijn, kunnen ze worden toegewezen aan gebruikers of groepen binnen de organisatie. Gebruikers kunnen vervolgens zelf de printers toevoegen via hun instellingen, zonder extra software of hulp van IT.
Wat zijn de voordelen van cloud printing via Microsoft 365?
Cloud printing via Microsoft 365 biedt gemak, overzicht en veiligheid. Doordat de hele printomgeving centraal beheerd wordt, is er minder werk voor de IT-afdeling. Er zijn geen losse drivers nodig, updates verlopen automatisch en printers zijn eenvoudig te beheren via de Microsoft-cloud.
Ook voor gebruikers is de ervaring prettiger. Printen werkt overal hetzelfde, ongeacht locatie of apparaat. Dat is ideaal voor hybride werkplekken of organisaties met meerdere vestigingen.
Daarnaast biedt het systeem inzicht in printgedrag. Via rapportages is snel zichtbaar wie wat print en waar optimalisatie mogelijk is. Dit helpt bij het verlagen van kosten en het verminderen van verspilling.
Een toekomstgerichte printoplossing
Universal Print past binnen een moderne, flexibele en veilige IT-infrastructuur. Het vermindert afhankelijkheid van hardware, verhoogt de betrouwbaarheid van het printproces en maakt de stap naar een volledig cloudgerichte werkomgeving mogelijk.
Organisaties die al werken met Microsoft 365 kunnen deze oplossing eenvoudig integreren zonder grote investeringen. Zo wordt printen weer een logisch en beheersbaar onderdeel van de werkdag.
