Printen is in veel organisaties nog steeds een belangrijk onderdeel van het werk. Maar in een tijd waarin mensen steeds vaker thuiswerken of onderweg zijn, wil je niet vastzitten aan ingewikkelde netwerken of printers die alleen op kantoor werken. Cloudprinten maakt dat allemaal een stuk makkelijker. Het past bij hoe we tegenwoordig werken: flexibel, veilig en zonder technische drempels.
In deze blog lees je wat cloudprinten precies is en ontdek je de 10 belangrijkste voordelen voor jouw organisatie.
Allereerst: wat is cloudprinten eigenlijk?
Cloudprinten betekent dat je een document via een beveiligde online omgeving verstuurt naar een printer. In plaats van direct af te drukken, blijft het document veilig opgeslagen tot jij het zelf ophaalt. Je meldt je aan bij een printer, en pas dan wordt het geprint. Zo voorkom je dat documenten zomaar op een printer blijven liggen of in verkeerde handen vallen.
Dat maakt printen makkelijker én veiliger. Zeker in een hybride werkomgeving is het fijn om niet afhankelijk te zijn van één vaste printer of netwerk.
1. Geen servers meer nodig
Traditioneel printbeheer draait vaak op een lokale server. Dat vraagt om beheer, updates, beveiliging en IT-kennis. Met cloudprinten is die server overbodig. Alles verloopt via een veilige cloudomgeving. Dat maakt het systeem eenvoudiger en betrouwbaarder.
De IT-afdeling hoeft minder tijd te besteden aan onderhoud en configuratie van printers. Updates en beveiligingspatches worden automatisch uitgevoerd. Zo blijft er meer tijd over voor belangrijke taken.
2. Werken waar je wilt, printen waar het uitkomt
In een hybride werkomgeving wil je niet afhankelijk zijn van één vaste werkplek. Cloudprinten maakt dat mogelijk. Je stuurt een document vanaf je laptop of smartphone en haalt het uit de printer zodra je op kantoor bent.
Dat werkt niet alleen makkelijker, maar ook veiliger. Je document komt pas uit de printer als jij je daar aanmeldt. Zo voorkom je dat vertrouwelijke informatie op de printer blijft liggen.
3. Inzicht in gebruik en kosten
Bij traditioneel printen is het vaak onduidelijk wie wat print. Daardoor is het lastig om printgedrag te verbeteren of kosten te verlagen. Met cloudprinten krijg je inzicht in het gebruik per medewerker, afdeling of printer.
Dat helpt je om verspilling te voorkomen. Je kunt bijvoorbeeld automatisch dubbelzijdig printen instellen of kleurgebruik beperken. Zo werk je slimmer én bespaar je geld.
4. Geen zorgen over printerdrivers
Microsoft stopt in 2027 met het ondersteunen van printerdrivers. Dat betekent dat veel traditionele printers straks niet meer goed functioneren. Cloudprinten werkt volledig zonder drivers.
Gebruikers hoeven niets te installeren en IT hoeft geen aparte software te beheren. Door nu al over te stappen, voorkom je problemen en ben je klaar voor de toekomst.
5. Beter beveiligd dan je denkt
Is printen via de cloud wel veilig? Het korte antwoord is: ja. Printopdrachten worden versleuteld verzonden en opgeslagen. Alleen de gebruiker die het document heeft verzonden, kan het afdrukken.
Beveiliging gebeurt op meerdere niveaus, zoals gebruikersauthenticatie en versleutelde datastromen. Bovendien voldoet cloudprinten aan de AVG en andere regelgeving.
6. Duurzamer werken zonder extra moeite
Cloudprinten helpt je om duurzamer te werken. Omdat je slimmer omgaat met printopdrachten, bespaar je papier, inkt en energie. En doordat je geen lokale printserver meer nodig hebt, daalt ook het stroomverbruik.
Kies je daarnaast voor refurbished printers, dan draag je bij aan minder afval en een lagere milieubelasting. Duurzaam én voordelig.
7. Eenvoudig beheer en snelle installatie
De overstap naar cloudprinten is eenvoudiger dan je denkt. Je kunt klein beginnen, bijvoorbeeld op één afdeling. De installatie is overzichtelijk en er is geen complexe infrastructuur nodig.
Beheer vindt plaats via een duidelijk dashboard. Nieuwe gebruikers of printers voeg je makkelijk toe. Het systeem groeit mee met jouw organisatie.
8. Voor medewerkers blijft alles vertrouwd
De techniek achter cloudprinten verandert, maar de manier van werken niet. Medewerkers versturen hun printopdracht zoals ze gewend zijn. Alleen de route verandert: via de cloud in plaats van het lokale netwerk.
Ook mobiel printen is geen probleem. Werknemers kunnen printen vanaf hun smartphone of tablet, zonder extra instellingen of software.
9. Ook ideaal voor kleinere organisaties
Je hoeft geen grote organisatie te zijn om te profiteren van cloudprinten. Juist kleinere bedrijven ervaren veel gemak. Er is geen dure server nodig en ook geen uitgebreide IT-afdeling.
De eenvoud, lage kosten en schaalbaarheid maken cloudprinten aantrekkelijk voor elk type organisatie.
10. Klaar voor de toekomst van werken
Cloudprinten past bij hoe we nu én straks werken. Het biedt flexibiliteit, gemak en controle. Medewerkers kunnen altijd printen, zonder afhankelijk te zijn van locatie of techniek.
Tegelijkertijd houd je als organisatie grip op kosten, beveiliging en duurzaamheid. Of je nu werkt in het mkb, de zorg, het onderwijs of bij de overheid – cloudprinten groeit met je mee.
Meer weten?
Wil je ontdekken wat de voordelen van cloudprinten voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag gerust een vrijblijvend adviesgesprek of een demonstratie aan. Zo zie je direct of het past bij jouw manier van werken.
